Cloud-Nutzer: Dunkle Wolken am IT-Himmel?

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5 Regelungen, die Unternehmen bei der DSGVO unbedingt beachten sollten –TEIL 3

Ab Mai 2018 gelten mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausnahmslos frisch gebackene Gesetze für die IT-Welt. Durch die Aktualisierung im Datenschutz wächst trotz steigender Cloud-Nutzung die Unsicherheit bei IT-Entscheidern. Viele Unternehmen malen „schwarze Wolken“ am Himmel: Bleibt der Datenschutz garantiert und die Sicherheit bestehen? Hier kommt unser Teil 3 der 5 Änderungen, die Unternehmen unbedingt beachten sollten.

EU-vereinheitlichte Datenschutzregeln helfen Kosten zu senken

Die neuen Regelungen und Gesetze der DSGVO sind nicht ausnahmslos leicht verständlich und die Formulierungen und Auslegungen können oftmals verwirren. Doch die DSGVO bietet auch Vorteile. Ziel der DSGVO ist es beispielsweise ab Mai 2018 eine Vereinheitlichung der Datenschutzregelungen innerhalb der Europäischen Union für EU-ansässige Unternehmen zu schaffen. Somit wird es leichter, Dienstleistungen und Produkte in der EU anzubieten, wenn die Regeln der neuen DSGVO eingehalten werden. So wird Unternehmen die Möglichkeit gegeben, rund 2,3 Milliarden Euro pro Jahr einsparen.

Engere Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsbehörden verlangt

Die DSGVO verlangt eine engere Zusammenarbeit zwischen den Aufsichtsbehörden innerhalb der EU, da der Austausch personenbezogener Daten zwischen öffentlichen und privaten Akteuren, natürlichen Personen, Vereinigungen und Unternehmen zugenommen hat. Unternehmen sollten daher prüfen, ob die Aktivitäten innerhalb des Unternehmens bereits an die neuen Regeln angepasst sind und einen Compliance Plan aufstellen.

Strategisches Personalmanagement muss mit einbezogen werden

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten, im Rahmen der Tätigkeiten einer Niederlassung eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters in der Union, muss an die Datenschutzgrundverordnung angepasst werden. Auch das strategische Personalmanagement (HR), die Schnittstelle zwischen dem Personalmanagement und dem strategischen Management, muss in den Prozess einbezogen werden.

Prüfen Sie, ob Ihr Internetdienstleister vertrauenswürdig ist

HR-Abteilungen in Unternehmen sollten prüfen, ob ein Internetdienstleister, dem beispielsweise Bewerberdaten zur Verarbeitung überlassen werden, die sensiblen Daten auch vertraulich und sicher behandelt. Ein Hinweis darauf, dass der Dienstleister technisch und organisatorisch alles dafür tut, um den Datenschutz sicherzustellen, sind Nachweise über die getroffenen Maßnahmen zum Datenschutz und die zügige Vorlage einer Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung.

Zertifizieren Sie sich durch unabhängige Assurance-Dienstleister

Softwarehersteller beispielsweise haben ein Interesse daran, den Nutzungsumfang und die Nutzungsintensität der in den Unternehmen der Lizenznehmer eingesetzten Softwarelizenzen zu überprüfen und bestehen sogar darauf, dass diese Regelungen zum „Lizenz-Audit“ Bestandteil des Softwarelizenzvertrages sind. Daher wird Lizenznehmern empfohlen, den Regelungsinhalt der Auditklauseln, entsprechend ihrer wirtschaftlichen und rechtlichen Interessen, auch mit Blick auf die DSGVO, zu verhandeln. Das ist nicht immer leicht. Deshalb sollten Unternehmer prüfen, ob ihr Managementsystem den Anforderungen der gewünschten Norm entspricht und das von zertifizierten Auditoren überprüfen lassen. Sie erhalten im Anschluss eine Dokumentation der Ergebnisse in Form eines Prüfberichts. Wenn dieser keine Abweichungen aufweist, erhalten sie ein international anerkanntes Zertifikat mit einer Gültigkeitsdauer von drei Jahren.